GESTION DU PROGRAMME
Les membres de la CAPS-I adhéreront aux pratiques suivantes en termes de gestion de programme :
- se conformer aux normes et lignes directrices internationales en matière d'éducation, telles que définies par leur province/territoire et les autorités fédérales
- la publication de tous les frais (frais de scolarité, séjour en famille d'accueil, etc.) sur le site web du CAPS-I
- les exigences/limitations légales des programmes de publication, telles que l'existence d'une politique de remboursement écrite portant sur tous les frais (frais de scolarité, séjour en famille d'accueil, etc.) et accessible au public
- fournir un contact d'urgence 24 heures sur 24 aux étudiants internationaux et aux familles d'accueil
SOINS ET SOUTIEN AUX ÉTUDIANTS
Les membres du CAPS-I adhèrent aux pratiques suivantes en matière de soins et de soutien aux étudiants :
- fournir une orientation complète aux nouveaux étudiants internationaux
- fournir un profil détaillé de la famille d'accueil, les coordonnées du coordinateur du séjour et un dossier de bienvenue comprenant une carte d'information en cas d'urgence, des informations sur l'assurance maladie, un plan de la ville et l'emploi du temps
- disposer d'un réseau de soutien établi pour les élèves au sein et en dehors de la communauté scolaire
- maintenir une communication régulière avec les étudiants internationaux
- avoir établi des attentes concernant le rôle du tuteur de l'élève
- communiquer clairement les attentes/règles à tous les étudiants internationaux, à leurs parents naturels et à leurs parents d'accueil
- procéder à une évaluation des compétences linguistiques des élèves en anglais ou en français avant ou après leur arrivée
- soutenir la transition des étudiants internationaux vers les établissements d'enseignement postsecondaire
ACCUEIL
Les membres de la CAPS-I adhèrent aux pratiques suivantes en matière de sélection des familles d'accueil :
- offrir des services d'accueil en interne ou en externe et avoir conclu un accord oral/écrit avec un ou plusieurs prestataires de services d'accueil en cas d'externalisation
- l'utilisation d'un formulaire de candidature complet pour les familles d'accueil potentielles
- vérifier le casier judiciaire, le registre des personnes vulnérables et le registre des mauvais traitements infligés aux enfants (le cas échéant dans chaque province), ainsi que les références personnelles, en procédant à une vérification initiale de tous les membres de la famille d'accueil (qui ont au moins l'âge de la majorité) et en procédant à une mise à jour ou à une révision conformément à la politique ou aux procédures de chaque conseil d'administration.
- veiller à ce qu'au moins une des langues officielles du Canada, l'anglais et/ou le français, soit la langue principale parlée à la maison
- effectuer des visites à domicile et des entretiens avec les familles d'accueil pour s'assurer que les éléments suivants sont/restent en place : chambre privée conforme aux codes locaux de construction/incendie (par exemple, fenêtre dans la chambre) meublée d'un lit, d'un bureau/chaise, d'un éclairage adéquat et d'un placard ou d'un espace de rangement suffisant pour les effets personnels, accès clé/sécurité au domicile, 3 repas et collations nutritifs par jour, accès à une salle de bain, linge de maison, blanchisserie et wifi.
- disposer d'un code de conduite ou d'un accord formel définissant clairement les attentes des familles d'accueil afin de garantir un niveau minimum de service, de soins et de soutien à tous les étudiants
- disposer d'un personnel chargé de superviser le programme ou les services d'accueil
- la mise en place d'un processus de conservation des données conforme à la législation relative à la protection de la vie privée
- veiller à ce que les étudiants et les familles d'accueil reçoivent les informations relatives au profil en temps utile
- demander aux familles d'accueil de consulter leur compagnie d'assurance, de les informer qu'elles accueilleront des hôtes et de mettre à jour leur police si nécessaire
Les membres de CAPS-I adhèrent aux pratiques suivantes en termes de suivi et de soutien des séjours en famille d'accueil :
- fournir aux familles d'accueil un profil détaillé de l'étudiant international, une séance d'orientation/formation complète et un dossier de bienvenue
- définir et communiquer clairement les attentes des étudiants et des familles d'accueil
- suivre la relation pour s'assurer que le bien-être/les besoins sociaux, émotionnels et physiques de l'étudiant étranger sont satisfaits
- mettre en place un processus pour gérer les conflits et les malentendus liés à l'hébergement en famille d'accueil
- la mise en place d'un processus de relocalisation
- mettre en place un processus d'évaluation de l'expérience des familles d'accueil et des étudiants
RELATIONS AVEC LES AGENCES
Les membres de la CAPS-I qui travaillent avec des agents doivent respecter les pratiques suivantes :
- méthode de sélection d'agents potentiels
- un formulaire de profil d'agent permettant de recueillir des informations sur les agents actuels et potentiels
- l'utilisation d'un contrat ou d'un accord formel avec l'agence, décrivant les commissions et les frais de recommandation, les règles et les attentes.
- développer et gérer les relations avec les agents de manière à ce qu'elles soient mutuellement bénéfiques
- maintenir une bonne communication et fournir des informations précises telles que les frais et les délais
