CAPS-I üyeleri, Aile Yanında Konaklama İncelemesi ve Seçimi açısından şunları sağlamak suretiyle aşağıdaki uygulamalara bağlı kalacaktır:
- kurum içi veya dışarıdan temin edilen aile yanında konaklama hizmetleri sağlama ve dışarıdan temin ediliyorsa aile yanında konaklama hizmet sağlayıcı ile sözlü/yazılı bir anlaşma yapma
- müstakbel aile yanında konaklama ailelerinin profillerinin derlenmesi için kapsamlı bir başvuru formu kullanma
- yanında konaklanılan tüm aile üyelerinin (en az reşit olma yaşında olanlar) ilk incelemesinde sabıka/adli sicil/savunmasız kişilere karşı işlenen suçlar/çocuk istismarı sicili kontrolleri (her eyalette uygulanabilir olduğu üzere) ve kişisel referans kontrolleri yapma ve münferit idare politikası ve/veya prosedürlerine göre güncelleme/gözden geçirme
- şunların mevcut olduğundan emin olmak için müstakbel aile yanında konaklama ailelerine ev ziyaretinde bulunma ve görüşme yapma: özel, tek oda, eve giriş anahtarı/güvenlik, yemek, masa, çamaşırhaneye erişim, internete erişim ve yerel yapı yönetmeliklerine uygunluk
- tüm öğrencilere minimum düzeyde hizmet/bakım/destek sağlanmasını temin etmek için aile yanında konaklama ailelerinden beklentileri açıkça tanımlayan bir resmi Davranış Kuralları/anlaşmaya sahip olma
- aile yanında konaklama programında sorumlu personel ile gizliliğin korunması mevzuatına uygun bir şekilde kayıt tutmak için oturmuş bir sürece sahip olma
- hem öğrencilerin hem de yanında konaklanılan ailelerin profil bilgisini zamanında almasını sağlama
- yanında konaklanılan ailelerin sigortacılarına danışmalarını, konaklama hizmeti verecekleri konusunda onlara haber vermeleri ve poliçelerini gerekmesi halinde güncellemelerini sağlama
CAPS-I üyeleri, Aile Yanında Konaklama İzlemesi / Desteği açısından şunları sağlamak suretiyle aşağıdaki uygulamalara bağlı kalacaktır:
- aile yanında konaklama ailelerine öğrencilerinin profillerini sağlama ve tanıtım programına katılım veya varış öncesinde bir hoş geldin paketi temin etme. Uluslararası öğrencilere, aile yanında konaklama ailesinin profili, acil durum bilgi kartı, hoş geldin paketi, Aile Yanında Konaklama Koordinatörleri iletişim bilgileri, şehir haritası, zaman çizelgesi ve tanıtım programı bilgileri verilmelidir
- hem öğrenciler hem de aile yanında konaklama ailelerinden beklentileri açıkça tanımlama
- uluslararası öğrencinin sosyal, duygusal ve fiziksel sağlığını/ihtiyaçlarını temin etmek için yanında kalınılan aileleri izleme
- aile yanında konaklama çatışmalarını ve yanlış anlamaları ele almak için uygulanan bir sürece sahip olma
- aile yanında konaklama aileleri ve öğrencilerle deneyimlerine ilişkin çıkış görüşmeleri yapma veya değerlendirme formları kullanma
CAPS-I üyeleri, Öğrenci Bakımı ve Desteği açısından şunları sağlamak suretiyle aşağıdaki uygulamalara bağlı kalacaktır:
- yeni uluslararası öğrencilere tanıtım sağlama
- okul topluluğu dahilinde ve dışında öğrenciler için oturmuş bir destek ağına sahip olma
- öğrencilerle ilgili beklentileri/kuralları tüm uluslararası öğrencilere ve kendi ebeveynlerine ve aile yanında konaklama ebeveynlerine açıkça bildirme
- öğrenci velisinin rolü ile ilgili oturmuş beklentilere sahip olma
- öğrencilerin varışından önce veya sonra İngilizce dil yeteneklerinin değerlendirilmesini yapma
- uluslararası öğrencilerin orta öğretim sonrası kurumlara geçişini destekleme
Temsilciliklerle çalışan CAPS-I üyeleri şunları sağlamak suretiyle aşağıdaki uygulamalara bağlı kalacaktır:
- müstakbel temsilcilikleri incelemek için bir yönteme sahip olma
- müstakbel ve mevcut temsilcilikler hakkında bilgi toplamak için bir temsilcilik profili formuna sahip olma
- resmi bir temsilcilik sözleşmesi/anlaşması kullanma
- müzakere edildiği ve sözleşme/anlaşmada belirtildiği üzere komisyon ödeme
- öğrenci Kanada’ya varmadan önce ve sonrası için temsilciliklerden açık yazılı beklentilere sahip olma
- karşılıklı yararlı olmaları için temsilcilik ilişkilerini geliştirmeye ve yönetmeye çalışma
CAPS-I üyeleri, Program Yönetimi açısından şunları sağlamak suretiyle aşağıdaki uygulamalara bağlı kalacaktır:
- eyalet/bölgeleri tarafından belirtildiği üzere uluslararası eğitimle ilgili her türlü standarda/kılavuza uyma
- tüm ücretleri (okul ücreti, aile yanında konaklama, vb.) CAPS-I web sitesinde açıkça erişilir kılma
- tüm ücretleri (okul ücreti, aile yanında konaklama, vb.) ele alan ve açıkça erişilir kılınan yazılı bir ücret iadesi politikasına sahip olma
